Läsnätyössä korona-aikaan

Korona-aikana on puhuttu paljon etätöistä ja siitä, miten ihmiset siirtyivät työskentelemään toimistolta keittiön pöydän kulmalle. Vähemmin on ollut esillä se, millaista on ollut jatkaa työntekoa läsnätöissä toimistolla. Miten ilmapiiri muuttuu, kun toimisto tyhjenee ja työkaverit siirtyvät etätöihin? Kysyimme asiaa neljältä korona-aikana lähityötä tehneeltä.

Käyntiasiakaspalvelussa työskentely on Verohallinnossa työtehtävä, jota ei voi tehdä etänä. Mervi Lind ja Matias Salminen työskentelevät kumpikin asiakaspalvelutehtävissä. Mervi on töissä Tampereella, Matias Turussa. Kummankin työhön kuuluu sekä käyntiasiointi- että puhelinvuoroja ja laajasti muitakin työtehtäviä. Mervi kertoo, että yleensä työpäivä jakautuu niin, että hän on joko aamu- tai iltapäivän käyntiasioinnissa ja toinen osan päivästä hän tekee muita töitä. Teleoptin työvuorot rytmittävät päivää.

Sekä Mervi että Matias kokevat, ettei korona-aika ole vaikuttanut heidän työtehtäviinsä. Matias kertoo, että korona on tuonut työhön lähinnä maskin käytön ja turvavälit sekä asiakaspalvelun tiskeille pleksit. Hänen mukaansa asiakkailta ei ole tullut juurikaan palautetta koronasta, eikä ole vaikuttanut siltä, että heitä olisi pelottanut asioida verotoimistolla.

Käyntiasiointiin korona-aika on vaikuttanut Turussa siten, että itsepalvelualue on ollut pois käytöstä. Aikaisemmin aulassa oli asiakkaita vastassa pari kolme henkilöä. He kysyivät, millaista asiaa tulijalla on ja ohjasivat oikeaan paikkaan. Korona-aikana näin ei ole toimittu, vaan kaikki asiointi on hoidettu tiskillä. Tämä on toisinaan aiheuttanut ruuhkaa. Matias kertoo, että kaikki on kuitenkin sujunut hyvin ja henkilöstöä on ollut toimistolla tarpeeksi.

Muuten toimistolla on ollut hiljaista. Työkavereita Matias kertoo nähneensä tavallista vähemmän. Ennen korona-aikaa kaikki parisenkymmentä tiimin jäsentä tapasivat viikoittain viikkopalaverissa. Kun nämä kasvokkain kohtaamiset jäivät pois, se oli suuri muutos.

Käyntiasiointiin yhä haastavampia asioita

Mervi kertoo, että asiakasmäärät ovat vähentyneet käyntiasioinnissa. OmaVeron käyttö on lisääntynyt ja osa asiakkaista on siirtynyt puhelinpalveluun. Vaikka asiakkaita on vähemmän, se ei vaikuta ajankäyttöön, sillä tiskille tulee käsiteltäväksi aina vain vaativampia asioita. Tämä oli suuntaus jo ennen koronaa. ”Enää käyntiasiointiin ei tule nopeita verokorttiasiakkaita”, Mervi kertoo. Usein asiakkailla on useita eri verolajeja koskevia kysymyksiä.

Kun asiakkaan asiat pitäisi käsitellä annettujen aikarajojen puitteissa, aika ei aina tahdo tiskillä riittää. Mervi sanoo, että käyntiasiakaspalveluun tuleminen on usein asiakkaalle ”viimeinen keino”. He kaipaat henkilöä, joka neuvoo ja kertoo mitä lomakkeita pitää täyttää. Hoidettavana saattaa olla esimerkiksi kuolinpesän asioita. Mervi kertoo, että monet asiakkaat ovat kiitollisia siitä, että joku käy heidän kanssaan asiat läpi ja että vielä on mahdollisuus tulla paikan päälle asioimaan. Enimmäkseen asiakkailta tuleekin todella hyvää palautetta.

Mervi on työskennellyt asiakaspalvelutehtävissä kymmenen vuotta ja hänelle käyntiasioinnissa työskentely on intohimo. ”Jaksaa ja pysyy pirteänä, kun on asiakkaiden kanssa tekemisissä”, hän sanoo. Mielellään hän työskentelisi tiskillä enemmänkin. Mervi korostaa, että on tärkeää, että asiakkaita palvellaan hyvin. Heillä Tampereella kaikilla on positiivinen asenne työhön, mikä myös näkyy asiakkaille. Työkaverit saavat muutenkin Merviltä kehuja. Heillä on muun muassa aloittanut ”hirveen ihania uusia asiakaspalvelijoita”.

Työmatka tuo päivään liikuntaa

Myös muita kuin käyntiasioinnissa työskenteleviä on tehnyt korona-aikana läsnätyötä Verohallinnossa. Teija Hakala työskentelee Hämeenlinnassa muun muassa maa- ja metsätalouteen liittyvien verotustehtävien parissa. Hän on ollut läsnätöissä lähes koko korona-ajan.

Läsnätyön hyvä puoli on ollut hänestä se, että työtä on ollut rauhallista tehdä, kun toimistolla on ollut vähän väkeä. Lisäksi työmatka on sopivan pituinen ja tarjoaa luontevan ja arkeen helposti sopivan mahdollisuuden ulkoiluun. ”Liikunta tekee hyvää, kun on istumatyössä”, Teija toteaa. Hän pitää läsnätyön hyvänä puolena myös sitä, että työ- ja vapaa-aika erottuvat selkeästi toisistaan.

Korona-aikana Teija on tutustunut toimistolla moniin uusiin ihmisiin. Useat tutut työkaverit ovat olleet etätöissä ja porukka erilainen kuin tavallisesti. Haasteita Teija ei ole läsnätöissä kohdannut. Etätyötä tekevät työkaverit on tavoittanut tarvittaessa kätevästi Teamsilla.

”Työn luonne on muuttunut, mutta verotustyö pysyy”, Teija pohtii. Työ ei ole enää paikkariippuvaista, eivätkä asiakkaatkaan enää kysele, vastataanko puhelimeen tietyssä kaupungissa ja tietyssä osoitteessa. Puheluun voidaan vastata missäpäin Suomea tahansa. Tämän Teija näkee hyvänä kehityksenä.

Itse hän haluaa keskittyä työhön ja tehdä työtä samassa paikassa. Hän nauttii rauhasta ja kokee, että paikkaan sopeutuminen vie aikaa. Korona-aikana Hämeenlinnan verotalo muutti uusiin tiloihin. Teija kertoo, että muuton myötä omat huoneet ovat vaihtuneet monitoimitiloihin. Toistaiseksi uusissakin tiloissa on ollut rauhallista tehdä töitä, ja väkeä on ollut toimistolla vähän.

Työkavereille piti selittää, miksi työskentelee yhä toimistolla

Jukka Uusitalo on töissä Torniossa ja tekee autoverotuksen tehtäviä. Hän oli koronapandemian alettua lähes vuoden läsnätöissä, vaikka työmatka onkin pitkä. Omien sanojensa mukaan hän on maaseudulla asuessaan tottunut kulkemaan. Alussa hänen piti kuitenkin melkein selittää työkavereille, miksi työskenteli yhä toimistolla.

Osittain syynä läsnätyöhön olivat työtehtävät. Alkuaikoina oli muun muassa paljon tulostettavaa ja postittamista. Jukka kertoo, että aluksi toimistolla työskentely tuntui hyvin oudolta, kun toimipaikka oli tyhjentynyt kollegoista. Työhuoneen ikkunasta näkyi Haaparannalle, josta häämötti tuttu Ikean katto, muuten kaikki oli erilaista. Saman huoneen työkaveritkin olivat siirtyneet etätöihin. Kahvia keittäessä piti miettiä, kuinka monta juojaa oli enää paikalla ja kannattiko teetä edes keittää.

Viimeisen vuoden aikana Jukka on käynyt toimistolla enää silloin tällöin ja yleensä käyntiin on ollut jokin syy. Jälkikäteen hänestä tuntuu hullulta, että hän on ajanut päivittäin sata kilometriä työmatkaa. Ennen oli kuitenkin aivan normaalia lähteä seitsemän aikoihin aamulla ajamaan. Nykyisin on helpotus, jos ei tarvitse, varsinkin jos keli on huono.

Jukan mielestä työasiat hoituvat hyvin Teamsilla ja etätyö tuo valtavasti vapautta. Lisää hyvinvointia, kun ehtii ennen töitä lenkille. Kolikon toinen puoli on se, miten työkavereihin säilyy yhteys, jos ei tavata työpaikalla. Jukka kertoo, että joihinkin työkavereihinsa hän pitää yhteyttä myös vapaa-ajalla.

Toimistolle paluu mietityttää ja innostaa

Henkilöstö on nyt vähitellen palaamassa läsnätyöhön. Sekä Teija että Jukka epäilevät, ettei henkilöstö enää palaa laajamittaisesti toimistolle. ”Kotona voi kuitenkin oleskella rennommin villasukat jalassa”, Jukka sanoo. Hän uskoo, että toimistolle paluu muuttaa työntekoa siten, että lähellä asuvat voivat mahdollisesti työskennellä toimistolla puoli päivää ja loput ajasta kotona. Paikkariippumattomuus lisää myös väljyyttä, kun useamman henkilön työhuoneessa saattaa olla yhtä aikaa vain yksi henkilö.

Matias on viime aikoina työskennellyt sekä toimistolla että etänä suunnilleen yhtä paljon. Hän pitää nykyistä etä- ja läsnätyön määrää sopivana. Matias odottaa innolla henkilöstön paluuta toimistolle ja sitä, kun tapaa taas kasvokkain etätyötä tehneitä työkavereita. Teijakin sanoo, että on mukava tavata taas tuttuja. Jukka puolestaan nauttii toimistolla ollessaan työkavereiden tapaamisesta ja kahvitaukokeskusteluista.

Lopuksi Matiaksen summaus korona-ajasta. Hän sanoo, että hänen asiakaspalvelutiiminsä on pärjännyt hyvin koko ajan. ”Tosi hyvä työhenki on ollut. Hyvin ollaan yhteen hiileen vedetty ja edelleen on hyvä meininki.”